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Design organisationnel, Expérience collaborateur et Symétrie des attentions

Par François Badenes

La création d’espaces internes de créativité et/ou d’innovation est à la mode.

C’est tant mieux bien sur puisque l’intention est bonne : favoriser de nouvelles façons de travailler, booster les réunions, libérer la créativité des collaborateurs, décloisonner, favoriser l’intraprenariat etc.

Premier écueil précisément : la définition des objectifs et des attentes.

Quelles sont les attentes sur le lieu ? Quelle vision d’usages peut en découler ?
Des salariés ont-ils été associé à la conception, l’aménagement, la réflexion sur les futurs usages ?

Régulièrement sollicité pour accompagner ce type de démarche, nous voyons trop souvent des projets basés sur de simples aménagements sans stratégie de lancement et d’accompagnement, sans vision réellesur les usages attendus du lieu ou sur les animations et événements qui amèneront de la valeur au lieu.

Des choix de mobilier somme toute classiques : soit un peu cheap de type « Pouf Ikea » soit au contraire dispendieux et inadapté avec une offre des aménageurs traditionnels qui ne s’intéressent que trop peu à l’innovation managériale et parlent de Design plus qu’ils ne le pratiquent réellement dans la phase de conception…

Autre erreur commune : ne pas associer les collaborateurs en amont sur la description des besoins et attentes avant de briefer l’aménageur ou la rédaction du cahier des charges. Un ou 2 ateliers créatifs avec une animation ad-hoc sont souvent suffisantes pour recueillir l’expression.

Le Design thinking est un vrai facteur clef de succès pour associer les collaborateurs à la réflexion et identifier les bons leviers du futur espace pour qu’il soit vivant, fréquenté, et motivant pour les équipes.

Une expédition pédagogique pour visiter des espaces déjà créés par d’autres peut permettre aussi de ne pas réinventer l’eau chaude… Profitez des retours d’expérience et du benchmark des bonnes pratiques c’est gagner du temps, éviter des erreurs communes et adapter le lieu visé à vos besoins avec de bonnes inspirations.

Loin de moi l’idée de prétendre avoir la recette universelle d’un espace réussi mais notre expérience peut donner quelques clefs et facteurs clefs de succès.
C’est l’objet de la carte mentale ci-dessous que de rappeler quelques principes de bons sens qui peuvent favoriser la réussite de votre projet (ou son adaptation).

Facteurs clefs de succès :

  • Clarifier les objectifs, former des collaborateurs à l’animation/facilitation du lieu,
  • Créer un programme d’événements et rencontres réguliers qui vont rythmer les 6 premiers mois pour tester/expérimenter des formats,
  • Revendiquer le droit à l’erreur et l’expérimentation,
  • Adapter l’acoustique pour que le lieu soit bien adapté au travail collectif
  • L’esprit « Comme à la maison » permet de donner une âme au lieu, une chaleur dans le choix des couleurs, mobilier et aménagement (frigo, cuisine…) pour que les personnes qui y travaillent s’y sentent bien et que le lieu permette une vraie modularité et fluidité.
  • Promouvoir le lieu et ses animations dans une logique de marketing interne pour expliquer et motiver les équipes à s’approprier l’espace…,
  • Ritualiser des temps forts (réunions, ateliers créatifs, conférences débat, café de la connaissance…)
  • Se faire accompagner, ne serait-ce que pour la définition amont du cahier des charges et des formations pour les futures facilitateurs de l’espace.

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